В конце июня работали на свадьбе - ставили сцену, подиум под шатер. Организатором мероприятия выступало солидное агентство «Royal wedding», специализирующееся на VIP -свадьбах и делающее это отлично. На протяжении 3-х месяцев шла подготовка, были задействованы постоянные проверенные подрядчики с многолетним опытом работы, дорожащие своей репутацией .

И все было хорошо, но за 2 недели до мероприятия в процесс решила вмешаться мама невесты - предприниматель, человек, уверенный в том, что только она во всем разбирается, знает, как надо делать и главное, знает, как все можно сделать практически бесплатно. Мама заявила, что собственными силами сделает дорожки между шатрами и полы в одном из шатров, а так же своими силами шатры и сцену шикарно и дешево задекорирует. 

Администрация одного из подмосковных пансионатов, где планировалась свадьба, предоставила площадку для монтажных работ за неделю до мероприятия (не взяв за это дополнительных денег), тем самым дав всем подрядчикам достаточное количество времени для работы.

Шатры (один из них площадью 480 м.кв. на выравнивающем подиуме) были установлены за 3 дня до мероприятия. При этом пока шел монтаж подиума и шатров, мама терзала организаторов вопросом «Когда могут начинать работу декораторы?». Я сообщила, что декораторы могут заезжать на площадку и приступать к работе в среду 23 июня после 16 часов.

Итак, среда 23 июня, шатры готовы, можно приступать к декорированию. Декораторов нет, нет даже представителя компании, который посмотрел бы площадку, шатры. При этом мама просит, чтобы агентство-организатор контролировало работу подрядчиков, нанятых ею. 

24 июня. С утра на площадке кроме моей компании (по графику ставим сцену с крышей для зоны регистрации) и организаторов, никого. На звонки декораторам и вопрос «Когда приедете?», на протяжении 4-х часов следует ответ «Грузимся», потом следует звонок от мамы с требованием, чтобы декораторов перестали нервировать и прекратили всякий контроль за их деятельностью.

Примерно к 15 часам пришла машина, привезла ткань (при этом ткань для драпировок оказалась подкладочной, самой дешевой по 20 р. за метр, а мама перед этим утверждала, что шатры задрапируют тончайшим льном???). Приехавшие с машиной декораторы посмотрели на шатер и тут до них дошло, что ткань к алюминию прикрепить сложно, декораторы поехали за рейками.

К 19 часам вернулись с рейками и почему-то стали требовать с нас стремянки, которые должны иметь с собой, как и прочий необходимый им в работе инструмент. Стремянок у нас просто-напросто нет, поскольку нам они не нужны. Декораторы обиделись, нажаловались маме-заказчице, что мы не даем им работать, но поехали за стремянками.

К 23 часам декораторы вернулись наконец-то со стремянками и стали требовать включить в шатре освещение. На их счастье оставила в ночь 2-х сотрудников стелить ковролин и, соответственно, мы к ночной работе подготовились - привезли 150-метровый удлинитель (на поляне есть силовой шкаф с розетками на 220), лампы дежурного освещения в шатре имелись.

Возник вопрос: а если бы не было наших сотрудников и нашего удлинителя?

Впечатление такое, что эти люди с драпированием шатров столкнулись впервые в жизни и не предполагали, что для этого необходимы рейки, стремянки, что на площадку надо приехать заранее и понять возможности подъезда, выгрузки, наличия электричества. И если нет возможности запитки от сети, то надо привезти с собой маленький генератор и т.д.

25 июня. Пятница. В 8 утра звонок от администрации площадки с претензией, что декораторы всю ночь пили и орали вокруг главного корпуса пансионата. Объясняю, что к декоратороам отношения не имею и пусть звонят тому, кто их нанимал.

Приезжаю на площадку во второй половине дня - там ходят в шоке представители агентства-организатора и расстроенные мама жениха и папа невесты: шатер НЕ ЗАДЕКОРИРОВАН. С коньковой балки потолка сиротливо свисают несколько полотен ткани, не доведенные даже до стен. Это в 5 часов вечера.

К 23 часам добавилось еще несколько полотен, работает 2 человека. Свет, звук, кейтеринг делают свою работу - у них больше нет времени ждать готовности драпировок. При этом человек, обещавший сногсшибательный декор за символические деньги - мама невесты- отсутствует. Просьбы организаторов и мамы жениха как-то воздействовать на нанятых ею подрядчиков наталкиваются на ответы (по телефону) «Вы ничего не понимаете, они гении, вы мешайте им работать».

После 24-х часов наконец-то приехал жених, который объяснил главному декоратору, что с ним будет, если к 8 утра следующего дня шатер и сцена не будут задекорированы.

26 июня. День свадьбы. 8 утра. Выглядываю в окно (оставались с организаторами в пансионате) - вижу сцену и крышу, задекорированную бумажными цветами. Поднимаем крышную систему на рабочую высоту. Пригревает и бумажные цветы, за ночь впитавшие влагу, высыхают и с легким треском частично отваливаются.

В шатре заметно увеличилось количество декораторов, работа кипит. Потолок, кроме той части которая над сценой (выставлен свет) задрапирован так, что между разноуровнево набитыми полотнами ткани просвечивает тент. Кейтеринг не может расставлять по местам и накрывать столы, так как перетаскиваются стремянки, в центре режутся полотна ткани. В общем, выездная клиника Кащенко. Стены драпируются вкривь и вкось, в проемах между стенными драпировками свисают лохмотья полотен, драпирующих потолок. Флористы судорожно собирают букеты из подвядших роз.

Просим декораторов сделать раус сцены (нам сообщили, что это, как и раус подиума шатра делают декораторы), получаем ответ, что это в смету не заложено. Родители жениха в ужасе. Мамы невесты, устроившей этот бардак, нет. Родители жениха все-таки добиваются, чтобы декораторы сделали раус. В зоне регистрации опускаем крышу для ремонта декораций.

Время 15 часов, а с 16 часов сбор гостей. Свадебная арка стоит без цветов в виде стального каркаса, арку уносят заплетать цветами, торопливо расставляются свечи, вазоны, туи. В этот момент, о счастье, приезжает мама невесты и требует серый тент крыши задекорировать белым, не очень трезвый декоратор лезет на крышу, пытается что-то сделать. В фуршетную зону, которая расположена рядом со сценой заходят первые гости, устраиваются выпить и закусить - их деликатно выпроваживают, остальных прибывающих гостей в фуршетную зону к столам с выпивкой и закуской просто не пускают, поскольку в разгаре процесс оформления и ремонта тех декораций, что уже сделали. В общем, гостей маринуют в холле пансионата до 16-40. При этом регистрация назначена на 17 часов.

А дальше происходит то, чего VIP-гости уровня министров и депутатов Госдумы, сроду не видели.

В 16-40 распахивается дверь холла, которая расположена прямо напротив сцены, гости выходят, нам дают сигнал на подъем крыши. Монтажники на глазах изумленных гостей поднимают крышу, на которой в это время сидит испуганный декоратор и привязывает тряпочку. Естественно он не понимает что ему делать: оставаться на крыше или прыгать с нее. В это же время другие декораторы тащат к сцене полудекорированную арку с сыплющимися с нее цветами, распихивая аркой подвернувшихся гостей. Дальнейшего не видела, поскольку выполнив свою работу и дав наставления дежурному персоналу, уехала.

На следующий день декорации в шатре и на сцене снимали мои монтажники и монтажники тентовой компании. Из декораторов никто не появился. От родителей жениха мы узнали, что декораторам (они же занимались и флористикой) за это полное безобразие мамой невесты был заплачен 1 000 000 рублей. 

Понимаю, что данный случай не единичный и избежать подобного вмешательства со стороны заказчика трудно. Но лично мне кажется целесообразным следующие шаги:

1. По-возможности заключить с заказчиком договор на самых ранних стадиях подготовки мероприятия и постараться внести пункты, ограничивающий заказчика в навязывании организаторам своих подрядчиков

2. Если отбиться от навязанных подрядчиков все-таки не удалось, прописать в договоре ответственность, в том числе и финансовую, заказчика за привлеченных им, заказчиком , подрядчиков. Потому что левые подрядчики, подобные этим декораторам, срывают графики работ всем компаниям, задействованным на обеспечении мероприятия, наносят своими действиями финансовый ущерб, в частности возникают незапланированные перерасходы по оплате персонала. И если заказчик будет знать, что эти перерасходы, возникшие из-за действий привлеченных им физических или юридических лиц, ему придется оплатить из своего кармана, то, возможно, задумается и не будет рисковать

3. Обязательно прописать в договоре, что организатор не несет никакой ответственности за действия лиц, привлеченных заказчиком самостоятельно.

4. Обязательно сделать приложение к договору или указать в договоре точные объемы и сроки выполнения работ подрядчиками, привлеченными к выполнению работ непосредственно заказчиком. Если сторонний подрядчик выполнил свой объем работ несвоевременно, с опозданием, повлекшим за собой ухудшение качества всего мероприятия, нарушения сроков работ иных компаний и специалистов, составить акт и подписать его как у заказчика, так и у представителей тех служб, кому действия стороннего подрядчика нанесли ущерб и указать сумму ущерба.

ЭКСПЕРТ EVENT-FORUM

Светлана Таганова,

Генеральный директор

компании Stage Service