Прежде всего, нужно определить, какова основная цель мероприятия. Результатом проведенного компанией события всегда является изменение- отношения людей к компании, к партнерам, к работе, к коллегам и т. д. На первый взгляд, все понятно, просто и даже банально. Но, к большому сожалению, в процессе организации события коллеги - эйчары нередко упускают эту важнейшую составляющую любого мероприятия: поставить вопрос «зачем?» и найти на него ответ.
Согласитесь, достаточно часто воспроизводится одна и та же схема неудачи: решили провести праздник - «потому что так надо», «потому что руководитель сказал», «потому что надо как-то отпраздновать Новый год». Со скрипом зубовным и с грехом пополам провели. И получили в результате - «как-то». Причем хорошо, если результат подобного воздействия окажется нулевым, а не отрицательным...
Иногда приходится слышать: «Известные компании выбрасывают огромные деньги на праздники». Наш почти десятилетний опыт работы свидетельствует об обратном: как раз сильные успешные компании никогда не организуют ивенты бесцельно, исключительно от желания «покутить». Для серьезного бизнеса это нонсенс - и в благополучные, и в «экономные» времена.
Например, небывалое для нашей страны масштабное шоу компании «Киевстар» в честь 10-летия своей деятельности (по оценкам пресс-службы «Киевстар», его посетили около 500 тыс. человек; для сравнения: концерт Пола Маккартни - 350 тыс.) - это рекламный проект, капиталовложение для укрепления лояльности своих клиентов и привлечения новых, для создания имиджа лидера. У этого праздника была четкая цель и результат - изменения в восприятии. Теперь о компании не просто знают как об одном из операторов мобильной связи, а видели своими глазами или по телевизору и слышали от друзей или по радио, что это лидер, «самый-самый». В информационных блоках недаром употреблялась превосходная степень: «крупнейший», «наибольший», «самый дорогостоящий»...
Однако есть примеры, когда коммуникация - т.е. изменение сознания человека, участвующего в «ивенте», изменяется путем вполне недорогостоящих средств.
В статье об ошибках в организации мероприятий было упоминание об очень простом мероприятии - открытии представительства нефтедобывающей компании в Украине, которое проводилось в мае этого года.
Был выбран лучший в Киеве зал - бальный зал отеля Hyatt.
Приглашенные, на уровне министров и руководителей нефтеперерабатывающих комбинатов, были приглашены за 2-3 недели. После этого была осуществлена серия звонков-напоминаний.
Явка, при правильном подходе к приглашению, была впечатляющей - порядка 80-90% приглашенных. Для министров - очень неплохой показатель. Специально на это мероприятие приехал глава компании, из Германии. Он лично общался с руководством интересующих его компаний. В программе был только фоновый джаз - ничего не должно было отвлекать гостей от общения. При этом каждый на выходе получил подарок от компании - бизнес-сувенир, который, как мы рассчитываем, останется для памяти (настольные часы - подставка для карандашей и планер).
Главным событием вечера стала, естественно, презентация самой компании.
Были приготовлены фото и видео материалы, электронная презентация, необходимые показатели. В этой ситуации воздействие на сознание гостей осуществлялось с помощью нужной информации и изысканной атмосферы общения (мы заказали самый простой коктейль, существующий в меню «Hyatt»).
По итогам мероприятия мы обновили клиентскую базу для Компании, составили отчетность о посещаемости.
Цели и элементы мероприятия
Наиболее разумным в ситуации кризиса решением будет простота. Но внимание: простота может быть синонимом изящества и даже гениальности, а может оказаться и той, что, по поговорке, «хуже воровства».
При подготовке события нужно четко разграничить, будет оно предназначаться только для сотрудников компании, либо его целевая аудитория - внешние участники (партнеры, клиенты, приглашенные гости). Рассмотрим оба варианта подробнее.
Внутренние мероприятия
Если эйчар и его команда подготовки к празднику организуют событие для сотрудников - юбилей компании, командные игры, корпоративные пикники и прочее, в этом случае основная задача - работа с коллективом, изменение сознания людей в сторону повышения лояльности к работодателю, к руководителям. Идеал, к которому надо стремиться - пробуждение гордости за свою организацию, партнерские отношения с коллегами, уважение (иногда даже восхищение) к руководителям и наиболее эффективным сотрудникам.
Здесь, прежде всего, необходимо создать определенную атмосферу, «саспенс», действие. Это вовсе не означает, что обязательно нужны ролевые игры, костюмированные представления и пр. Главное - создать чувство общности, даже некоей «семейности».
Для этого очень важно правильно подобрать площадку, на которой будет происходить событие. Принципиальный момент: зал не должен разобщать людей. При проведении «камерных» мероприятий мы не рекомендуем использовать сцену, трибуну, высокий подиум. Гораздо действеннее и проще - сдвинуть столы полукругом, а в центре поставить стул или стулья для ведущих и выступающих сотрудников. Если в помещении, где будет проходить корпоративный праздник, трибуна или подиум все же есть, их лучше задрапировать и использовать как место для расположения призов, подарков.
Затем выбираем идею, которая поможет донести послание руководителей до сотрудников, решить задачу мероприятия. К примеру, сейчас бизнес озабочен подъемом продаж, укреплением корпоративного духа, поскольку люди устали от кризиса, мало мотивированы работать за урезанную зарплату.
Вспомним, что понятие «счастье» скорее коррелирует с чувством причастности к интересному или грандиозному делу, чем с конкретной суммой денег. Если руководители будут популяризировать ценности труда на общее благо, демонстрируя их на своем собственном примере, объясняя важность вклада каждого человека в общее дело - у компании есть шанс поднять волну энтузиазма, сравнимую с духом первых пятилеток в СССР. Это действительно работает! Например, в таком стиле мы помогли компании «Санта Бремор» провести корпоративное мероприятие с ярким девизом «Санта - продавец-боец!» В течение дня все сотрудники (и киевского офиса, и белорусского) в защитной униформе, независимо от пола и возраста, сражались за победу в командных играх, преодолевали препятствия, даже переплывали реку на надувных шлюпках... Директор головного офиса личным примером вдохновлял каждого сотрудника к сражению за высокий результат. Идея трудовых достижений, подкрепленная этим ивентом, теперь укоренена в корпоративном духе.
Еще один пример - мероприятие в стиле минимализма на радиостанции «Виста ФМ», соответствующее требованиям экономного отношения к ресурсам во время кризиса. Этот корпоративный ивент под названием «День радио» был проведен в офисе компании - каждый сотрудник на своем рабочем месте смог принять участие в юмористическом марафоне (аналогичном проходившему в одноименном фильме): «Лично поучаствуй в поддержке родной радиостанции!»
Внешние мероприятия
Внешняя аудитория - объект гораздо более сложный. Во-первых, многие люди, принимающие участие в таком ивенте, не знакомы между собой. Во-вторых, поведение этой группы труднее спрогнозировать, следовательно, с ней непросто работать.
Однако и здесь начать следует с определения цели мероприятия. Поставив перед собой цель, можно спланировать и канву события. Для этого после тщательного анализа аудитории (возрастной состав, социальный статус и пр.) необходимо составить график задач с указанием приоритетов, например:
- ознакомить участников с новинками в линейке товаров компании;
- продемонстрировать высокий статус организации как партнера (надежность поставок, быстрое и эффективное решение возникших проблем, предложения о более тесном сотрудничестве и пр.);
- установить нужные связи и т. п.
Имея детально выписанный набор элементов, облегчающих достижение цели мероприятия, теперь можно легко расположить их в определенном порядке и указать тайминг - отведенное время. Так получаем готовый сценарий праздника, на который осталось навести легкий глянец - связать все элементы единым сюжетом.
При организации ивентов для внешней аудитории очень важно сохранять чувство меры. Не следует быть навязчивым: не переусердствуйте с числом анкет и количеством вопросов в них; не злоупотребляйте размещением логотипа, баннеров. Помните: каждый гость, пришедший на мероприятие, уже оказал вашей компании услугу - нашел время для посещения события, а это самая ценная валюта в мире. Он надеется обменять ее на что-то важное для него: интересное коммерческое предложение, перспективы сотрудничества - или просто позитивные эмоции.
1 Марта 2010
