20 августа 2007

В нашем бизнесе существует множество проблем и нерешенных вопросов, от которых страдают все участники event-рынка. Поскольку мы считаем своей задачей создание сообщества профессионалов, и борьбу за цивилизованные отношения в этой отрасли, мы решили начать делать реальные шаги в этом направлении.

Одной из самых болезненных проблем для event-сообщества сегодня является проблема бесконечного количества плохо организованных и еще хуже проведенных тендеров. На участие в них компании тратят до 50% своих креативных ресурсов. По сути, потенциальные заказчики просто воруют деньги у участников тендера. А иногда воруют и идеи.

Мы, конечно же, понимаем, что нам не удастся в одночасье решить эту проблему. EVENT-FORUM совместно с журналом EVENT.ru и другими отраслевыми изданиями, делаем первый шаг в этом направлении, и рассчитываем на вашу помощь и активное участие.

Цель этого документа

Этот документ создан совместными усилиями и является результатом опыта и знаний многих профессионалов отрасли организации специальных мероприятий работающих как в EVENT агентствах, так и среди представителей заказчика. Его цель определить те принципы и условия, которые позволят сделать тендер на организацию мероприятия честным и результативным. Помочь тем, кто действительно хочет выбрать для своего мероприятия лучшего организатора и готов четно оплатить его работу. Превратить этап тендера в цивилизованное общение профессионалов. Свести к минимуму возможности злоупотреблений. Уменьшить число конфликтов вызванных разными трактовками предложений и обязательств.

Принципы:
1. Конкурс на проведение специального мероприятия должен быть открытым.
2. Между компанией организатором и участниками тендера заключается договор, в котором оговариваются права и обязанности участников, сроки и критерии оценки представляемых предложений.3. Всем участникам тендера предоставляется письменное конкурсное задание (бриф). Желательно провести оглашение этого задания на общем брифинге в присутствии всех соискателей. Бриф должен содержать следующую информацию:

3.1. Информация о компании заказчике.
3.2. Цели и задачи мероприятия.
3.3. Состав аудитории.
3.4. Дата, сроки запланированного мероприятия.
3.5. Особенности позиционирования компании или продукта.
3.6. Описание обычных способов коммуникации с данной аудиторией, используемые ранее форматы общения.
3.7. Четко обозначенные рамки бюджета.
3.8. Пожелания клиента по составляющим мероприятия.
3.9. Список обязанностей агентства исполнителя.
3.10. Критерии оценки предложения.

2. Всем участникам конкурса должна быть обеспечена равная возможность доступа к дополнительной информации по проекту и компании.
3. Срок, предоставленный для подготовки тендерного предложения, должен быть не меньше 10 рабочих дней. Оптимальный срок 1 месяц.
4. По истечении срока подготовки участники представляют организатору тендерное предложение. Предложение должно быть передано в электронном либо письменном виде. Оно должно содержать следующие пункты:

4.1. Место проведения мероприятия
4.2. Креативная концепция, содержащая информацию о формате, сценарном плане, теме и стиле мероприятия.
4.3. Эскизы оформления (если таковое предусмотрено).
4.4. Ориентировочная смета.

5. Рассмотрение полученных предложений может проходить в один или несколько этапов. Обязательным является этап очной презентации предложения подготовившим его агентством. Для такого представления каждому из участников должно быть предоставлено равное время. Время презентации зависит от размеров проекта, но в любом случае оно должно быть не меньше 1 часа. Компания - заказчик, не имеет право нарушать интеллектуальные права ни одного из участников, и распространять информацию о содержании предложений другим участникам тендера или третьим лицам.
6. Принятие решения о результатах тендера должно произойти в срок не более 10 дней с момента последней презентации. О своем решении компания организатор должна в письменном виде известить всех участников тендера. В извещении должна быть указана компания победитель конкурса, и те причины, по которым она была выбрана.
7. В целях защиты своей интеллектуальной собственности любой из участников тендера может потребовать предоставить ему копию тендерного предложения компании победителя и финальный сценарий мероприятия. Заказчик вправе отложить выполнение указанного требования до момента окончания мероприятия.
8. Компания победитель тендера обязана следить за тем, чтобы при подготовке проекта не были использованы идеи из предложений конкурентов. Компании, не выполняющие этих требований, могут быть признаны недобросовестными независимо оттого, что сделали это по предложению клиента.
9. Если организатор желает получить более детальное и подробное предложение, он вправе объявить оплачиваемый тендер. В этом случае он устанавливает определенную компенсацию всем участникам тендера не оказавшимся победителями.

Как пользоваться этим документом?

Компании согласные с изложенными в документе принципами должны подписать его и передать копию документа с подписью и печатью компании в редакцию журнала EVENT.RU, EVENT-FORUM. 
Список компаний подписавших документ всегда будет доступен на Интернет сайте журнала и сайтах партнеров поддержавших проект, а так же регулярно публиковаться на страницах журнала.

Для более детального объяснения духа и принципов этого документа следует пользоваться развернутым текстом документа, который вы можете скачать в формате pdf.

Когда компания принявшая эти принципы получает приглашение к участию в тендере, она должна направить потенциальному заказчику текст краткого документа и предложить подписать его. В случае подписания документа обе стороны должны его выполнять. В случае отказа от подписания компания вправе принять решение об участии в тендере или отказе от приглашения самостоятельно.

Также компании могут согласовать и подписать этот документ с изъятиями или изменениями, если они устраивают все стороны.
О случаях нарушения подписанных соглашений следует сообщать в редакцию журнала EVENT.RU, EVENT-FORUM и они станут предметом рассмотрения авторитетной комиссии. Список недобросовестных компаний будет регулярно публиковаться вместе со списком компаний подписавших соглашение.
Мы приложим все усилия, чтобы случаи как добросовестного, так и недобросовестного исполнения настоящих принципов стали известны самому широкому кругу профессионалов EVENT рынка.

Мы будем благодарны всем профессиональным участникам event-рынка за активное участие в обсуждении и улучшении этого документа. Мы просим вас присылать все свои замечания на адрес редакции Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript .